مصفوفة الاولويات - طريقة ستيفن كوفي في ادارة الوقت

من منا لايعاني من ضيق الوقت؟ الوقت هو العدو الاكبر لكل انسان يسعى لانجاز شيء ما، وكم مرة خططت ليومك قبل النوم وعزمت على الاستيقاظ باكرا، إلا أن اليوم يمر بسرعة دون أن تنجز شيئا ولا تدري أين الخلل، وهكذا تبقى في صراع دائم مع الوقت .

لكن هل تساءلت يوما كيف يدير الناجحون وقتهم؟ هل لديهم ياترى ميزة شراء وقت اضافي؟ كلنا نملك 24 ساعة باليوم ورغم ذلك نختلف في طرق استغلالها، هناك سر خفي إذن لايدركه إلا شخص ناجح واليوم أنت محظوظ لأنك ستكتشف سر عظيم من اسرار النجاح وهو فن ادارة الوقت .

كتاب الأشياء الأولى أولا

 في كتابه العادات السبع  للناس أكثر فاعلية قام ستيفن ار كوفي Stephen Covey بنشر طريقة مختصرة عن ادارة الوقت، وبعدها خصص لها كتابا كاملا اسماه الاشياء الاولى أولا first things first   ليعرض لنا بوصلة توجيهية نحو الطريقة الفعالة لإدارة وتنظيم الوقت، ونذكر هنا مصفوفة الاولويات، لأن حسب الكاتب فتنظيم الوقت لايتعلق دوما بالسرعة بل بالبوصلة أي مانهدف إليه في الحياة .

" ينشأ صراع داخلي حينما تكون هناك فجوة بين الساعة والبوصلة، أي عندما  لا يتماشى مانقوم به مع مانراه مهما في حياتنا ولا يساهم في تحقيق غايتنا، وبالتالي نعيش في دوامة من الشعور بالذنب لما لم نقم به فلا نستمتع ابدا بما نقوم به "

مصفوفة ادارة الوقت

وتسمى ايضا بمصفوفة الاولويات او مصفوفة المهم والعاجل :

تعتبر هذه المصفوفة أداة هامة في إدارة الوقت بحيث تساعد الناس على استغلال اكبر قدر من وقتهم وزيادة الانتاجية، وهي طريقة عملية تصلح لكل فئات المجتمع بدء من المسؤولين ، المدربين واصحاب الشركات، و الاساتذة إلى طلاب المدارس ،التجار وربات البيوت.... وكل فرد يسعى لتحقيق هدف ما.

تم تقسيم المربع الذي يظهر في الصورة إلى أربعة اقسام:

الأول هام وعاجل خاص بالطوارئ والأزمات

الثاني هام وغير عاجل خاص بالاهداف والمخططات وتعلم المهارات.

الثالث غير هام وعاجل خاص بالعراقيل المفاجئة والخدمات 

الرابع غير هام وغير عاجل خاص بالملهيات والترفيه 

ماذا يقصد بالمهم، والعاجل؟

المهام العاجلة تقودنا للاندفاع والتوقف عما نقوم به حتى نركز على أمر طارئ غير متوقع.

المهام المهمة تقودنا لتحقيق الهدف الرئيسي الذي نسعى اليه وتتطلب المعرفة، التخطيط والتنظيم .

1- مهم وعاجل

يحتوي هذا المربع على الأمور المهمة في حياتك وذات اولوية بحيث اذا قمت بتأجيلها ستؤدي الى عواقب وخيمة مثل : اجتياز امتحان، موعد مع الطبيب.

2- مهم وغير عاجل

هي الامور التي لها أولوية في حياتك وتظهر نتائجها على المدى البعيد مثل التخرج ، تأسيس عائلة مستقرة ماديا، الحفاظ على الصحة البدنية والعقلية، تعلم مهارات جديدة..تقوية الشخصية والقضاء على الخوف  ... الى غير ذلك من الاهداف المهمة 

هذا المربع اسماه ستيف كوفي بالمربع السحري لأن فيه توضع جميع ادوات بناء مستقبل مشرق، وفيه يتم التخطيط لاهداف الحياة وتحقيق النجاح من كل الجوانب سواء المادية، الاجتماعية والصحية، ...الخ 

لذلك يجب على المرء التركيز على هذا الجزء لأن عقله يكون في حالة سكون بعيدا عن القلق، وقادر على الاستيعاب والتخطيط الجيد بحيث يتماشى مع جميع المربعات في المصفوفة، مثلا: لو عندك موعد طارئ مع طبيب اسنان هذا لن يوقفك من مواصلة التخطيط للمستقبل او يمنعك من التخرج مستقبلا. 

المربع السحري مثل ركوب الموجة، تكون في قمة الاشياء المهمة بينما انت تتقدم للأمام وتحاول تجنب الطوارئ التي قد تحدث بسبب فقدانك للتركيز 

3- غير مهم وعاجل

نتصادف أحيانا مع بعض المهام غير المهمة لنا لكننا مجبرين على القيام بها مثل استقبال صديق بالبيت، اتصال زميل بالعمل، أو تقديم خدمة لزميلك ...

 عندما تقضي الكثير من الوقت بهذا المربع تشعر بأنك تضيع الكثير من الوقت دون أن تنتج شيئا لذلك اقترح ستيفن كوفي أن تستعين بشخص آخر يقوم بتلك المهام عوضا عنك، أو تخصص مدة معينة لهذا الجزء حتى لايضيع يومك كله في مهام غير مفيدة لحياتك .

 4- غير مهم وغير عاجل

في هذا المربع يمكنك وضع جميع النشاطات الترفيهية التي تقوم بها من شأنها أن تلهيك عن مهامك الأساسية، ويشمل اللعب، السمر مع الأصدقاء، مشاهدة برامج غير مفيدة لساعات طويلة، اللهو ..الخ

يجب عليك أن تحترس من هذا الجزء وتخصص له أقل مدة ممكنة لليوم، باعتبار أن هذه المهام غير المفيدة هي من تسبب لك المماطلة والتأخر عن العمل وتدخلك في حالة من القلق والتوتر .